Como reduzir os custos com telefonia na empresa em 6 passos

reduzir custos com telefonia

Reduzir os custos com telefonia na empresa pode ser uma tarefa simples, desde que se tenha planejamento e organização. 

Além de reorganizar a casa com medidas simples de economia, também será preciso investir em duas tecnologias que otimizam os processos telefônicos, aumentam a produtividade da equipe e reduzem custos.

A seguir confira um passo a passo: 

Passo 1: Analise a situação das contas de telefone da empresa

Todo gestor precisa criar esse hábito de analisar as contas de telefone. Quais são as ligações que mais geram gastos? Por que elas são feitas? Quais resultados trazem?

A ideia é conseguir separar as ligações por objetivos, como, por exemplo:

  • a quantidade de ligações feitas para clientes;
  • para fornecedores;
  • outras filiais da empresa.

Feito isso, fica mais fácil traçar estratégias para reduzir os custos com telefonia em todas as categorias criadas. 

Passo 2: Renegocie os valores dos contratos de telefonia

Quais são os tipos de contratos de telefone que a sua empresa têm? Sabe-se que o planos empresariais costumam ser mais caros, e, portanto, é preciso ficar muito atento ao que está realmente embutido nos preços. 

Será que tem serviços que você não utiliza ou utiliza apenas uma parte e que poderia ser reduzidos?

Aliás, aproveite que está traçando planos de reduzir os custos com telefonia e releia todos os contratos. 

Pode ser que existam planos mais vantajosos e mais baratos, ou, ainda, existe a possibilidade de migrar para outra operadora que ofereça mais por menos – mas tome cuidado com multas por quebra de fidelidade. 

Passo 3: Incentive o uso de outras ferramentas de comunicação interna

Uma das formas de reduzir custos com telefonia na empresa é utilizar outras ferramentas de comunicação interna, tanto entre os colaboradores quanto com colaboradores externos.

Existem muitas opções, como e-mails, aplicativos de organização de trabalho (como o Trello), aplicativos de mensagens (como o Slack), que criam uma espécie de ambiente de comunicação e trabalho virtual, nos quais é possível interagir até mesmo com funcionários remotos, ou que trabalham em outras unidades da empresa. 

Dá uma olhada em exemplos de ferramentas para melhorar a comunicação interna nas empresas

Passo 4: Crie uma cultura de conscientização e treine os colaboradores

A sua empresa tem uma política bem estruturada do uso do telefone? Muitas empresas permitem, por exemplo, que os colaboradores façam ligações (até mesmo interurbanas) utilizando os telefones da empresa. Mas, quais os limites? Em tempos de internet e smartphones, isso é realmente necessário?

Por isso, é importante criar na empresa uma cultura de conscientização para se evitar desperdícios em todas as áreas, incluindo a telefonia. 

Falando em telefonia, sempre será necessário realizar treinamentos nos atendentes, pois nem sempre dá para reduzir o tempo médio de ligações, e muitas vezes isso ocorre por falta de conhecimento de como agir em situações que saem do script

Saiba mais: 5 custos que a sua empresa precisa cortar agora

Passo 5: Para reduzir os custos com telefonia, invista em Voip

Não adie mais a decisão de investir na tecnologia Voip, cujas ligações passam a ser feitas totalmente via internet.

Em primeiro lugar, o Voip reduz muito a conta de telefone mensal – as tarifas de chamadas para fixo e móvel podem ser até 70% menores que na telefonia analógica.

Em segundo lugar, já que a tecnologia funciona via Internet, não precisa mais ter toda aquela infraestrutura de aparelhos de telefones espalhados na empresa. Basta ter dispositivos que se conectam à internet para começar a falar e a receber chamadas, como smartphones, tablets, desktops e notebooks. 

Confira aqui como organizar a empresa para incluir o Voip na rotina.

Passo 6: Otimize a comunicação investindo em PABX virtual

Se você investir em Voip, também considere seriamente investir em um PABX virtual. Essas decisões ajudarão muito a reduzir os custos com telefonia na empresa.

O PABX Virtual é um modelo de PABX que não é físico, mas funciona totalmente on-line, o que já faz você economizar dinheiro e espaço na empresa. 

Ele cumpre a função de centralizar toda a telefonia Voip, e, ainda, libera várias funcionalidades profissionais, como gravação de chamadas, transbordo, URA, etc. 

Além de tudo isso, esse sistema também permite que todos os ramais falem entre si gratuitamente, incluindo os ramais fora da sede da empresa. Isso aumenta a produtividade e gera mobilidade ao seu negócio.

Quer mais detalhes? Então entenda como funciona o PABX virtual e o Voip no dia a dia das empresas.

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