Produtividade: 4 técnicas para administrar melhor seu tempo

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Produtividade é um assunto que sempre deve ser levando em consideração, ainda mais nos tempos em que vivemos de correria e muitas distrações, não é mesmo?

É muito importante seguirmos organizando a nossa rotina – e isso não quer dizer incluir dezenas de tarefas, mas sim, de incluir apenas as tarefas importantes e, com isso, aprender a administrar o tempo.

Quando praticamos produtividade todos os dias, quando menos esperamos, “sobrará” tempo para outras atividades, sejam de lazer, de descanso ou para se trabalhar no investimento de um sonho. Tudo o que queremos!

Bom, então sem mais delongas, separamos 4 técnicas de produtividade para você colocar em prática agora mesmo e ver a diferença em sua rotina. Vamos lá:

Técnica 1: Gerenciamento de agenda

A falha no gerenciamento da agenda – ou, até mesmo, a falta de uma agenda – prejudica diretamente a nossa produtividade.

E o que isso quer dizer? Quer dizer montar uma agenda real, com tarefas que você pode cumprir, e não abarrotá-la de listas e chegar ao final do dia se sentindo mal por não ter cumprido todas.

Então, a melhor técnica de gerenciamento de agenda é você saber priorizar quais tarefas realmente devem ser feitas no dia. E isso quer dizer três coisas:

1- Começar o dia dando preferência à sua liberdade: estamos falando daquela sensação de liberdade que temos ao cumprir aquela tarefa importante e que se não for feita, vai te deixar triste. Comece por ela todos os dias para ter a sensação de dever cumprido ao longo do dia.

2- Parar de priorizar atividades mais fáceis: vamos supor que você tenha 5 tarefas a serem feitas – uma mais complexa e 4 mais simples. Começar por essas mais fáceis não é uma boa ideia porque vai minando a sua energia e quando você finalmente chegar à tarefa difícil, já estará cansado e a chance de procrastinar aumenta.

3- Parar de apagar falsos incêndios: sabe aquele e-mail urgente, que você tem que parar o que está fazendo para responder? Ele pode não ser de fato urgente e a pessoa pode esperar um pouco. Aliás, pode ser urgente apenas para ela por conta da falta de gerenciamento da agenda dela, e acaba sobrando para você. Então, fique atento a isso e saiba o que de fato é urgente e o que não é. Para te ajudar, também delegue tarefas. A sua produtividade agradece.

Técnica 2: Organização do espaço

Essa técnica é muito simples, mas faz uma diferença enorme em nossa produtividade porque nos ajuda na concentração. Afinal de contas, um ambiente desorganizado também rouba a nossa energia.

Seja o seu espaço de trabalho ou de estudo, ele precisa estar sempre organizado. O ideal é que você deixe em sua mesa apenas o que precisa para trabalhar e um copo de água. Nada mais.

Precisa apenas de um computador para trabalhar? Tenha apenas ele e o seu copo de água. Precisa de um computador e de um livro? Tenha apenas eles e a sua água. Lembre-se também que a sua cadeira e mesa precisam ser confortáveis.

O restante das coisas você pode guardar em armários, gavetas, arquivos de computador e pastas. Aliás falando em computador, também deixe a área de trabalho dele limpa, apenas com as tarefas do dia.

Técnica 3: Tecnologia a favor da produtividade (e não contra)

Ao mesmo tempo em que a tecnologia facilita o nosso trabalho e estudo, ela também pode servir para distrações que afetam muito a nossa produtividade.

Nesse caso, a terceira técnica é aprender diariamente a utilizar a tecnologia a favor da produtividade – ou seja, durante o seu período de trabalho e estudo:

– Não abra a sua caixa de e-mail e os seus aplicativos de mensagens – limite um horário para fazer isso e, de preferência, somente após você concluir a tarefa mais complexa e importante do dia;

– Deixe o seu celular no silencioso e atenda apenas em casos de emergência (e, felizmente, emergências costumam ser raras, não é mesmo?);

– Redes sociais e televisão apenas depois de você concluir as suas tarefas ou em momentos de pausa planejada. E isso é perfeitamente possível, pois quando se tornar um hábito, ficará mais simples;

– Desligue o wi-fi do computador quando não precisar dele. Por exemplo, se você estiver escrevendo um texto, ligue a internet apenas quando precisar pesquisar, e depois de tudo pronto para escrever, desligue. Faça o mesmo em seu smartphone.

Técnica 4: fones de ouvido e aplicativo

Essa técnica de produtividade funciona muito bem se você trabalhar em um ambiente com muitas pessoas, em um ambiente solitário ou, ainda, precisa se concentrar nos estudos.

Invista em um bom fone de ouvido que isole ruídos externos e ligue aplicativos de som ambiente.

Dois exemplos são o Noisli, que reúne uma combinação de sons ambientes, incluindo sons da natureza – o que ativa o nosso cérebro e ajuda a manter o foco total – e o Brain.fm, que oferece uma seleção de músicas feitas para deixar o nosso cérebro mais atento. Vale muito a pena testá-los e ver como a sua produtividade melhorará consideravelmente.

Bom, mas para você não se isolar completamente do mundo (e, claro, não comprometer suas relações sociais), basta utilizar essa técnica apenas quando você necessitar de total foco e concentração no que está fazendo. Nesse caso, as pessoas entenderão quando você estiver com os fones que só devem se dirigir a você em caso de emergência.

E então, gostou das nossas técnicas de produtividade? Conte para a gente nos comentários se você já utiliza algumas delas ou se tem novas dicas para nos passar!

Falando nisso, temos outro post bem interessante sobre produtividade no trabalho: tudo o que você NÃO deve fazer. Até a próxima!

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